Modelo de Prompt para Ata de Reunião: Crie Atas de Reuniões extremamente detalhadas em segundos, utilizando esse modelo pronto de prompt que pode ser utilizado em ferramentas como ChatGPT, Google Gemini e Copilot.
Você vai ler nesse artigo:
O que é uma Ata de Reunião?
Uma ata de reunião é um documento fundamental que registra tudo o que foi discutido e decidido em um encontro, funcionando como uma memória oficial. Ela ajuda a evitar esquecimentos e mal-entendidos, garantindo que todos saibam o que foi abordado e decidido.
A ata é essencial em várias situações. Por exemplo, ela documenta decisões importantes, prazos e responsáveis por tarefas. Em projetos, ela registra o andamento das atividades, mudanças de planos e dificuldades encontradas.
Prompt para Criação Automática de Atas
Imagine ter uma ferramenta capaz de transformar conversas extensas em documentos organizados, com informações chave, planos de ação e resumos concisos. É exatamente isso que este prompt proporciona!
Criamos esse modelo pronto de Prompt para criação de ata de reunião para facilitar e automatizar a criação de uma ata que documente de forma detalhada os assuntos discutidos em uma reunião online.
A utilização desse exemplo de prompt, permite economizar tempo e aumentar a produtividade, através da automatização da criação de atas completas e detalhadas utilizando ferramentas de inteligência artificial como ChatGPT, Copilot e Google Gemini.
Ao utilizar recursos de IA, é possível garantir a precisão das informações e a organização dos dados, evitando esquecimentos e mal entendidos.
Nosso prompt resolve um grande problema para profissionais que participam de muitas reuniões online: ele permite localizar rapidamente um assunto discutido em reuniões passadas, sem a necessidade de revisar horas de gravações ou anotações extensas.
O que é Engenharia de Prompt?
Um prompt é um pedido que você faz a um programa inteligente, como o ChatGPT, para que ele escreva textos ou responda perguntas claramente.
Um prompt é como uma orientação ou um pedido que você faz para um programa de computador inteligente, como o ChatGPT. Esse programa é capaz de escrever textos, responder perguntas, traduzir frases e criar histórias, por exemplo.
Pense no prompt como uma maneira de dizer ao computador exatamente o que você quer que ele faça. Quanto mais claro e detalhado for o pedido, melhor o programa consegue entender e responder de forma adequada.
A engenharia de prompts, técnica de aprimoramento da comunicação com modelos de IA, oferece uma série de benefícios cruciais para otimizar a interação humano-máquina. Primeiramente, ela aumenta a precisão na tomada de decisões, conduzindo a resultados mais confiáveis e eficientes.
Em segundo lugar, promove a automação do fluxo de trabalho, simplificando tarefas complexas e liberando tempo para atividades mais estratégicas. Além disso, impulsiona a inovação em pesquisa e desenvolvimento, permitindo a exploração de novas ideias e soluções de forma mais rápida e criativa.
Outro benefício importante é a personalização, com a geração de respostas e recomendações sob medida para as necessidades do usuário. Por fim, a imagem destaca a eficiência, que se traduz em ganho de produtividade e otimização de recursos.
Se você quer entender melhor o que é e como funciona a Engenharia de Prompts, recomendamos a leitura do artigo “O que é Engenharia de Prompt: os 5 pontos mais importantes“. Nele, você encontrará uma análise detalhada sobre a criação de prompts eficazes para otimizar a geração de conteúdo com o uso de modelos de linguagem.
Estrutura do Prompt de Atas Automáticas
O prompt que criamos para automatizar a documentação dos assuntos discutidos em uma reunião online, é dividido em seções que garantem a clareza e a organização das informações que a ferramenta de IA responderá.
Cada seção tem um propósito específico, contribuindo para a geração de atas de reunião precisas e detalhadas. Vamos mergulhar na estrutura detalhada do prompt:
Informações do Prompt
- Informações Essenciais: Esta seção inicial funciona como um cabeçalho, contendo informações cruciais sobre o prompt, como o nome do autor, a data de criação e um histórico detalhado de todas as alterações realizadas.
- Propósito: Define a finalidade principal do prompt, que é a automatização da análise de transcrições de reuniões para a geração de atas completas e sumarizadas.
Objetivo do Prompt
Detalhamento da Funcionalidade: Descreve minuciosamente as funcionalidades e os recursos oferecidos pelo prompt. Isso inclui a definição do contexto da persona da IA (analista de requisitos e negócios), os tipos específicos de informações a serem extraídas da transcrição e a forma como os dados devem ser organizados
Contextualização e Modo de Atuação
- Definição do Papel da IA: Define o papel que a IA deve assumir durante a análise da transcrição. No caso deste prompt, a IA atua como um analista de requisitos e negócios, interpretando a conversa e identificando os pontos chave com base nessa perspectiva.
- Instruções Detalhadas: Fornece instruções detalhadas sobre como a IA deve interpretar as informações, interagir com os dados e realizar a análise da transcrição.
Transcrição da Reunião
Espaço reservado para a inserção da transcrição completa da reunião que será analisada pela IA. Essa estrutura detalhada garante que a IA compreenda completamente a tarefa e gere uma ata de reunião completa, organizada e informativa
Formato da Ata Criada pela IA
A ata incluirá um cabeçalho com informações básicas da reunião, como data, hora e participantes, seguido de um resumo conciso da pauta. Incluindo também uma lista organizada dos tópicos abordados, com detalhamento das discussões e decisões tomadas. Para finalizar, um plano de ação com as tarefas definidas, os responsáveis e os prazos, facilitando o acompanhamento das próximas etapas.
Dados da reunião
Identificação da Reunião fornecendo uma visão geral do encontro, com os detalhes básicos da reunião e seus envolvidos.
- Nome da Reunião: Título que descreve o tema central do encontro.
- Data e Hora: Data e hora exatas da reunião, formatadas para fácil referência (ex.: 01/11/2024 14:00).
- Participantes: Lista completa dos participantes, com nomes e, se aplicável, suas funções.
Resumo da Pauta
Um breve resumo que sintetiza os principais pontos discutidos durante a reunião. Esse resumo é redigido no tempo verbal pretérito perfeito para indicar a conclusão dos tópicos abordados.
Lista dos Tópicos e Assuntos da Reunião
- Assunto: Título breve que descreve o tópico principal da discussão (máximo de 56 caracteres).
- Envolvidos: Nomes dos participantes envolvidos em cada discussão.
- Tempo: Momento exato em que o tópico foi discutido, indicado em minutos e segundos (ex.: 05m 01s).
Detalhamento das Discussões
A seção Detalhamento das Discussões oferece uma visão aprofundada de cada tópico abordado na reunião, facilitando o acompanhamento das conversas e decisões.
Cada tema é organizado em uma tabela com informações precisas sobre o tema discutido, o momento exato da discussão, os participantes envolvidos, um resumo detalhado dos pontos debatidos e as ações definidas, incluindo os responsáveis por cada tarefa.
Essa estrutura proporciona uma compreensão clara e objetiva dos temas tratados, auxiliando no registro e na execução das decisões acordadas.
- Assunto: Nome do tema discutido, seguido da marca de tempo (ex.: “Impacto da nova funcionalidade [05m 01s]”).
- Envolvidos: Nomes dos participantes que contribuíram para essa discussão.
- Descrição: Um resumo detalhado da conversa, destacando os principais pontos e qualquer termo técnico utilizado.
- Ação: D
Plano de ação
Consiste em uma tabela estruturada com três colunas que apresenta, de forma clara e organizada, as ações definidas na reunião.
- Ação: Descrição detalhada da tarefa ou decisão, limitada a 133 caracteres.
- Quem: Nome do responsável por cada ação.
- Quando: Prazo para conclusão, quando aplicável.
Baixe ou Acesse o Prompt de Criação de Atas
Baixe o PDF, ou acesse agora mesmo a versão Google Docs do nosso modelo de prompt e comece a gerar atas de reunião completas e organizadas automaticamente com o Gemini, ou outra engine de IA generativa.
Este prompt detalhado guia a IA na análise da transcrição, extraindo informações importantes e organizando-as em seções como: ata detalhada, resumo da pauta, lista de tópicos, detalhamento das discussões e plano de ação. Simplifique o processo de documentação de suas reuniões e otimize seu tempo com este recurso poderoso
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